Świadectwo pracy 2026: co musi zawierać, termin wydania (do 7 dni), 14 dni na sprostowanie, co zrobić, gdy firma nie istnieje, i jak przenieść daty do CV.
Autor: Krystian Szyszka, Założyciel i CEO GenerujCV.com · Opublikowano:
„Umowa o pracę rozwiązana za wypowiedzeniem dokonanym przez pracownika (art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy)”. Tak wygląda jeden wiersz świadectwa pracy, który większość osób czyta najuważniej. Od niego zależy, czy po rejestracji w urzędzie pracy dostaniesz zasiłek, co powiesz na rozmowie, gdy padnie pytanie o powód odejścia, i czy nowy pracodawca zobaczy w dokumentach to samo, co wpisałeś w CV.
Reszta dokumentu wygląda na formularz kadrowy: daty, wymiar etatu, dni urlopu, kilka pozycji z kreską. Każda z nich ma jednak swoje zastosowanie. Na ich podstawie nowa firma liczy Ci urlop w bieżącym roku, ZUS ustala okresy do emerytury, a Ty możesz udowodnić staż, gdy po latach ktoś o niego zapyta.
Ten tekst dotyczy samego dokumentu: co musi zawierać, kiedy i jak go dostajesz, co zrobić z błędem i co z niego przenieść do CV. Formalności związane z samym odejściem, czyli treść wypowiedzenia i okresy wypowiedzenia, opisuje poradnik jak napisać wypowiedzenie. Różnicę między świadectwem a listem referencyjnym wyjaśnia artykuł o referencjach w CV.
Podstawę daje art. 97 Kodeksu pracy: świadectwo podaje okres i rodzaj pracy, zajmowane stanowiska, tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy oraz inne informacje potrzebne do ustalenia Twoich uprawnień pracowniczych i z ubezpieczenia społecznego. Szczegóły rozpisuje rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (tekst jednolity z 2024 r.), które zawiera też pomocniczy wzór dokumentu.
W praktyce świadectwo składa się z trzech warstw.
Przebieg zatrudnienia. Okres lub okresy pracy, wymiar czasu pracy (pełny etat, 1/2, 3/4), rodzaj pracy albo stanowiska, tryb i podstawa prawna rozwiązania umowy. Przy wypowiedzeniu dokument podaje też, która strona go złożyła.
Rozliczenie bieżącego roku. Urlop wypoczynkowy przysługujący i wykorzystany w roku, w którym skończyła się umowa, urlop opiekuńczy, zwolnienie z powodu siły wyższej, dni opieki nad dzieckiem z art. 188, liczba dni okazjonalnej pracy zdalnej oraz liczba dni, za które dostałeś wynagrodzenie chorobowe. Te pozycje są dla następnego pracodawcy. Okazjonalna praca zdalna ma limit 24 dni w roku kalendarzowym (art. 67³³ KP), więc nowa firma musi wiedzieć, ile z tego limitu już wykorzystałeś.
Informacje do emerytury i świadczeń. Urlopy bezpłatne, rodzicielskie, wychowawcze i ojcowskie, okresy nieskładkowe, praca w szczególnych warunkach, służba wojskowa, zajęcie komornicze wynagrodzenia.
Jest też część, która pojawia się tylko na Twoje żądanie: wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje. Jeśli o nie nie poprosisz, pracodawca ich nie wpisze.
Czego w świadectwie nie ma? Oceny pracy, opinii przełożonego, uzasadnienia zwolnienia ani informacji o tym, czy byłeś dobrym pracownikiem. Dokument jest suchy z założenia. Opinię dostajesz tylko wtedy, gdy ktoś zgodzi się wystawić list referencyjny, a to jest dobrowolne.
Pracownicy agencji pracy tymczasowej mają jedną różnicę: agencja wpisuje każdego pracodawcę użytkownika, u którego pracowali, i okresy tej pracy (§ 2 ust. 2a rozporządzenia). Przy kilku zleceniach w roku to wygodne, bo jedno świadectwo zbiera całą historię. Więcej o tej formie pracy piszemy w tekście o pracy tymczasowej i sezonowej.
Kodeks pracy zna cztery sposoby rozwiązania umowy (art. 30 § 1): porozumienie stron, wypowiedzenie, rozwiązanie bez wypowiedzenia i upływ czasu, na który umowę zawarto. Do tego dochodzi wygaśnięcie umowy w sytuacjach opisanych w kodeksie. W świadectwie zobaczysz konkretny przepis, a przy wypowiedzeniu także informację, kto je złożył.
Dla kandydata te warianty znaczą co innego.
Na rozmowie wystarczą dwa, trzy zdania, które zgadzają się z dokumentem i kończą się tym, czego szukasz teraz. Kilka wersji do dopasowania:
„Umowa była zawarta na rok i skończyła się w lutym. Firma zamknęła projekt, przy którym pracowałem, więc jej nie przedłużano.”
„Rozstaliśmy się za porozumieniem stron po reorganizacji działu. Dostałem propozycję przejścia do innego zespołu, ale to była praca bez kontaktu z klientem, a mnie zależy właśnie na nim.”
„Wypowiedzenie złożyłam sama. Przez dwa lata nie było możliwości przejścia z obsługi zamówień do planowania dostaw, a tego szukam w nowej pracy.”
„Pracodawca wypowiedział umowę, bo likwidował oddział w moim mieście. W świadectwie zobaczy Pan wypowiedzenie przez pracodawcę, a przyczynę mogę potwierdzić pismem z firmy.”
Żadna z tych odpowiedzi nie krytykuje byłego pracodawcy i żadna nie jest dłuższa niż kilkanaście sekund mówienia. Więcej o tym pytaniu i innych trudnych momentach piszemy w poradniku o rozmowie kwalifikacyjnej.
Ostatni przypadek ma osobne wyjście. Jeśli sąd pracy uzna, że zwolnienie dyscyplinarne naruszało przepisy, pracodawca musi wpisać w świadectwie, że umowę rozwiązano za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę (art. 97 § 3 KP). Rozporządzenie każe wtedy wydać nowe świadectwo w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się wyroku, a stare usunąć z akt i zniszczyć.
Z perspektywy osoby, która porównuje CV z dokumentami, problemem rzadko jest sam tryb rozwiązania umowy. Gorzej wypada rozjazd: kandydat mówi na rozmowie o „wspólnej decyzji”, a w świadectwie stoi wypowiedzenie przez pracodawcę. Taka niespójność kosztuje więcej zaufania niż sam fakt zwolnienia.
Pracodawca wydaje świadectwo w dniu, w którym kończy się stosunek pracy. Gdy z obiektywnych przyczyn nie da się tego zrobić, ma kolejne 7 dni na wysłanie go pocztą albo doręczenie w inny sposób (art. 97 § 1 KP). Odebrać dokument może też osoba, którą upoważnisz, a upoważnienie może mieć postać papierową lub elektroniczną.
Jest jeden wyjątek, który zaskakuje osoby pracujące na kolejnych umowach terminowych. Jeśli ten sam pracodawca zatrudnia Cię ponownie w ciągu 7 dni od końca poprzedniej umowy, świadectwo dostajesz tylko na swój wniosek. Wniosek możesz złożyć w każdej chwili, także po kilku latach, i dotyczyć on może poprzedniego okresu albo wszystkich okresów bez świadectwa. Pracodawca ma wtedy 7 dni na wydanie dokumentu. Tak opisuje to też ministerstwo na gov.pl.
Wydania świadectwa nie wolno uzależniać od wcześniejszego rozliczenia się z firmą (art. 97 § 1³ KP). Nieoddany laptop, karta paliwowa czy niezwrócona zaliczka to osobne sprawy. Pracodawca może dochodzić ich innymi drogami, ale nie może zatrzymać dokumentu „do wyjaśnienia”.
Razem ze świadectwem dostajesz informację o tym, jak długo firma przechowa Twoją dokumentację pracowniczą i do kiedy możesz ją odebrać (art. 94⁶ KP). Co do zasady jest to 10 lat od końca roku, w którym umowa się skończyła. Zachowaj tę kartkę razem ze świadectwem, bo to ona mówi, gdzie szukać kopii, jeśli oryginał zginie.
Na sprawdzenie dokumentu masz mało czasu. Wniosek o sprostowanie składasz do pracodawcy w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa (art. 97 § 2¹ KP). Pracodawca odpowiada w ciągu 7 dni: albo wydaje nowe świadectwo, albo zawiadamia o odmowie (§ 7 rozporządzenia). Po odmowie masz kolejne 14 dni na pozew do sądu pracy. Jeśli pracodawca w ogóle nie odpowie, przepis nie wiąże pozwu z tym 14-dniowym terminem, ale nie ma powodu czekać.
Najczęściej trafiają się zwykłe pomyłki: zła data końca umowy, nieaktualna nazwa stanowiska, niepoliczone dni urlopu, przy kilku umowach u tego samego pracodawcy brak jednego okresu. Takie rzeczy załatwia się jednym pismem.
Przykład. Anna przez trzy lata pracowała jako specjalistka ds. rozliczeń, a ostatnie osiem miesięcy jako koordynatorka zespołu, z aneksem do umowy. W świadectwie wpisano tylko pierwsze stanowisko. W CV ma oba, więc rekruter, który poprosi o dokumenty, zobaczy różnicę i może uznać awans za podkoloryzowany.
Przed: „Rodzaj wykonywanej pracy: specjalista ds. rozliczeń, 01.03.2023-28.02.2026.”
Po wniosku o sprostowanie: „Specjalista ds. rozliczeń 01.03.2023-30.06.2025, koordynator zespołu rozliczeń 01.07.2025-28.02.2026.”
Wniosek był krótki: dane pracownika, data otrzymania świadectwa, który punkt jest błędny, jak powinien brzmieć i na jakiej podstawie (aneks z datą). Kopię aneksu warto dołączyć. Pisemny wniosek z datą złożenia jest też dowodem, że zmieściłeś się w terminie.
Nowe świadectwo zastępuje stare, a pracodawca usuwa poprzednią wersję z akt. Nie trzymaj więc dwóch wersji w teczce, bo przy następnej rekrutacji łatwo wysłać nie tę.
Gdy pracodawca nie wydaje świadectwa, możesz pozwać go do sądu pracy o zobowiązanie do wydania dokumentu (art. 97¹ § 1 KP). Jeśli firma już nie istnieje albo pozew przeciwko niej jest z innych przyczyn niemożliwy, sąd może ustalić Twoje uprawnienie do otrzymania świadectwa (§ 2). Z takimi żądaniami można wystąpić w każdym czasie przed upływem przedawnienia.
Za spóźnione albo błędne świadectwo przysługuje odszkodowanie, jeśli przez to pozostawałeś bez pracy: w wysokości wynagrodzenia za ten czas, ale najwyżej za 6 tygodni (art. 99 KP). Wyrok w tej sprawie jest też podstawą do zmiany świadectwa. W praktyce trzeba pokazać związek: na przykład nowy pracodawca nie podpisał umowy, bo nie dostałeś dokumentu.
Trudniejszy przypadek to świadectwo, które po prostu zginęło, a firma od lat nie działa. Wtedy szukasz przechowawcy dokumentacji. Zielona Linia opisuje tę ścieżkę krok po kroku. Przy zlikwidowanych spółkach za dokumenty odpowiada likwidator albo syndyk, który wskazuje przechowawcę. Informacji szuka się w ZUS (ma bazę miejsc przechowywania dokumentacji), u marszałka województwa, w archiwach państwowych i w Archiwum Państwowym Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku, które wydaje zaświadczenia albo poświadczone kopie. Przy firmach, które nadal działają, wystarczy wniosek do działu kadr o kopię z akt osobowych.
Świadectwo pracy dotyczy wyłącznie stosunku pracy. Umowa zlecenia, umowa o dzieło i współpraca B2B go nie dają. To samo dotyczy stażu z urzędu pracy: stażysta nie jest pracownikiem, więc po stażu świadectwa pracy nie dostaje, a w CV opisuje go osobno, jak wyjaśnia poradnik o stażu z urzędu pracy. Jeśli w tym samym czasie miałeś dwa etaty u różnych pracodawców, dostaniesz dwa osobne świadectwa, każde od swojej firmy.
Do niedawna brak świadectwa oznaczał też, że lata na zleceniu nie liczyły się do stażu pracy w rozumieniu Kodeksu pracy.
Od 1 stycznia 2026 r. to się zmieniło. Nowy art. 302¹ KP wlicza do okresu zatrudnienia m.in. okresy prowadzenia działalności gospodarczej, za które opłacono składki, i okresy wykonywania umowy zlecenia, w których podlegałeś ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Dowodem nie jest świadectwo, tylko zaświadczenie z ZUS. Wniosek o nie składasz elektronicznie przez swój profil na platformie ZUS (art. 302² KP).
Dla kandydata wynika z tego prosta rzecz: przy pierwszym etacie po latach na zleceniach albo na B2B przynieś nowemu pracodawcy oba dokumenty, świadectwa z etatów i zaświadczenie z ZUS. Od stażu zależą m.in. wymiar urlopu i okres wypowiedzenia. Podstawy umów cywilnych opisuje artykuł o umowie zlecenia, a porównanie etatu z kontraktem tekst umowa o pracę czy B2B.
Świadectwo i CV opisują ten sam okres, ale innym językiem. Świadectwo mówi „rodzaj wykonywanej pracy: magazynier”, a CV ma mówić, co robiłeś i z jakim efektem. Wspólne muszą być fakty, które da się sprawdzić.
Daty. Miesiąc i rok rozpoczęcia oraz zakończenia w CV powinny zgadzać się ze świadectwem. W CV przesyłanych przez GenerujCV regularnie powtarza się zaokrąglanie dat do pełnego roku albo wpisywanie daty złożenia wypowiedzenia zamiast daty końca umowy. Rekruter, który poprosi o dokumenty, zobaczy różnicę w pierwszej minucie. Jak zapisywać daty i co robić z przerwami, opisują poradniki o doświadczeniu zawodowym w CV i lukach w CV.
Stanowisko. W CV możesz użyć nazwy zrozumiałej na rynku, jeśli wewnętrzna jest dziwna („Specjalista ds. wsparcia procesów operacyjnych II” to w praktyce analityk danych sprzedażowych). Nie zmieniaj jednak poziomu: jeśli świadectwo mówi „specjalista”, w CV nie piszesz „kierownik”.
Kilka stanowisk u jednego pracodawcy. Jeśli świadectwo wymienia awans, pokaż go w CV jako dwa wpisy pod jedną firmą. Awans udokumentowany w świadectwie jest mocniejszy niż jakikolwiek opis.
Praca przez agencję. Formalnie Twoim pracodawcą jest agencja, a świadectwo wystawia ona. W CV podaj obie informacje, na przykład „Operator linii pakującej (przez agencję pracy tymczasowej), zakład produkcji spożywczej, Poznań”. Wtedy wpis w CV i świadectwo opowiadają tę samą historię, mimo że na dokumencie widnieje inna nazwa firmy niż ta, którą pamiętasz z hali.
Wynagrodzenie. Nie wpisuj go do CV. Kodeks pracy wyłącza informacje o obecnym i poprzednim wynagrodzeniu z danych, których pracodawca może żądać od kandydata (art. 22¹ § 1 pkt 6 KP). Jeśli Twoje świadectwo zawiera kwotę, bo kiedyś o nią poprosiłeś, a ktoś chce zobaczyć kopię, możesz tę część zakryć.
Kiedy w ogóle pokazywać świadectwo? Zwykle nie na etapie wysyłania CV. Kodeks pozwala pracodawcy zażądać od kandydata informacji o przebiegu zatrudnienia, gdy to niezbędne na danym stanowisku, i udokumentowania tych danych w zakresie potrzebnym do ich potwierdzenia (art. 22¹ § 2 i § 5). W praktyce o świadectwa proszą przed podpisaniem umowy albo w pierwszych dniach pracy, bo kadry potrzebują ich do naliczenia urlopu i stażu. Spis dokumentów, które warto mieć pod ręką, znajdziesz w tekście o kompletnych dokumentach aplikacyjnych, a o pierwszych tygodniach w nowej firmie w poradniku onboarding w nowej pracy.
Gdy nowy pracodawca prosi o świadectwo, którego jeszcze nie masz, bo poprzednia umowa skończyła się wczoraj albo dokument idzie pocztą, powiedz to wprost i podaj termin. Zaświadczenie o zatrudnieniu z poprzedniej firmy nie zastąpi świadectwa, bo przepisy nie określają jego treści, więc kadry i tak poproszą o właściwy dokument, gdy tylko go dostaniesz.
Moim zdaniem najlepszy moment na aktualizację CV to dzień, w którym dostajesz świadectwo. Masz przed sobą daty, nazwę stanowiska i świeżą pamięć o tym, co zrobiłeś. Za dwa lata zostaną tylko daty.
Pięć rzeczy do sprawdzenia od razu po odbiorze, póki biegnie 14-dniowy termin:
1. Daty początku i końca każdego okresu zgadzają się z umową i aneksami.
2. Wszystkie stanowiska są wpisane, także te po awansie lub zmianie działu.
3. Tryb rozwiązania umowy i strona, która wypowiedziała, zgadzają się z tym, co podpisałeś.
4. Urlop wykorzystany w ostatnim roku zgadza się z Twoimi wnioskami urlopowymi.
5. Jeśli prosiłeś o informację o wynagrodzeniu albo kwalifikacjach, jest wpisana.
Potem zrób skan i trzymaj go razem z informacją o okresie przechowywania dokumentacji. Gdy masz już komplet dokumentów, przenieś daty i stanowiska do CV. W kreatorze GenerujCV wpiszesz je w kilka minut, a gotowy plik zapiszesz jako PDF.
Sprawdź, jak Twoje CV wypada w ATS. Na podglądzie CV w kreatorze kliknij „Zweryfikuj moje CV pod ATS” i zobacz, czego brakuje względem ogłoszenia. Wynik i jedna poprawka za darmo, pełny raport 9,99 zł.